Skuteczne zarządzanie logistyką polega na planowaniu, realizowaniu oraz monitorowaniu procesów w taki sposób, by były jak najbardziej efektywne i przyczyniały się do osiągania wyznaczonych przez firmę celów. Jak poradzić sobie z tymi zadaniami, jeśli dotychczas nie mieliśmy styczności z tą dziedziną i o czym należy pamiętać?
Od czego zacząć?
Krok I: Analiza otoczenia
Kluczowym działaniem jest zdiagnozowanie aktualnej sytuacji biorąc pod uwagę z jednej strony potrzeby naszej firmy a z drugiej dostępne zasoby. Analizując te drugie należy uwzględnić zarówno zasoby wewnętrzne jak i zewnętrzne, bo nie zawsze jesteśmy w stanie zrealizować każdy rodzaj procesów własnymi siłami i wówczas sięgamy po pomoc niezależnych firm świadczących dany rodzaj usług, jak choćby transport, magazynowanie czy usługi podnoszące wartość dodaną np. przy przygotowaniu akcji marketingowych z użyciem naszych produktów.
Dokładna analiza zasobów ma odpowiedzieć na pytanie: kto będzie w stanie wykonać dla mojej firmy dany proces, czy spełni wszystkie jego wymogi? Są bowiem takie obszary procesów logistycznych, które obsługiwane są przez bardzo niewiele firm – jak choćby dostawy ponadgabarytowe do ścisłego centrum miast, przechowywanie produktów wymagających specjalistycznych certyfikacji (np. kontroli weterynaryjnych) czy prowadzenie procesów dla produktów o dużym ciężarze. Nie każda firma kurierska będzie w stanie dostarczyć ponadgabarytową przesyłkę do centrum miasta (z powodu problemów natury technicznej lub wymogów prawnych) i nie każdy magazyn jest dostosowany do wymogów Inspekcji Weterynaryjnej czy zaopatrzony w specjalną infrastrukturę, która powinna być zastosowana do podnoszenia bardzo ciężkiego towaru. Dlatego zanim założymy, że znamy rozwiązanie – znajdźmy je i upewnijmy się, że naprawdę spełnia nasze wymogi.
Krok II: Weryfikacja i konsultacja spostrzeżeń
Kolejnym istotnym krokiem jest konfrontacja wyników analizy własnej z pozostałymi osobami w firmie, które mają wpływ na kształt procesów logistycznych lub których wyniki zależą do procesów logistycznych. Być może wskażą oni okoliczności, które nam umknęły, a są kluczowe w efektywnym zarządzaniu logistyką przedsiębiorstwa.
Krok III: Postawienie diagnozy i opisanie potrzeb
Na podstawie zdobytych informacji należy stworzyć dokładny opis potrzeb firmy. To kluczowy moment całego procesu – od niego zależy jakość zastosowanych później rozwiązań i zasadność wydanych na nie środków. Możemy ten etap zrobić sami lub sięgnąć po wsparcie specjalistów – na rynku jest bowiem grupa firm, które chętnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem w takim obszarze. Ważne jednak, by sięgnąć po wsparcie ekspertów ściśle zajmujących się logistyką i czerpiących wiedzę z doświadczeń praktycznych czyli świadczenia usług logistycznych dla siebie i innych. Tylko takie firmy dostarczą wiedzę i rozwiązania, które będą „twardo stąpać po Ziemi” a nie czystą teorię.
Sami, czy ze wsparciem?
Z badań Annual Third Party Logistics Study wynika, że nawet 85% firm decyduje się na outsourcing usług związanych z logistyką. Z kolei według raportu Third Party Logistics Study 73% firm, które korzystają z outsourcingu logistyki, zamierza poszerzać swoją współpracę z dostawcami tych usług. Może to świadczyć tylko o jednym – korzystanie ze wsparcia zewnętrznych ekspertów po prostu się opłaca!
Decyzja o nawiązaniu współpracy powinna być jednak świadoma. Warto na początku zadać sobie kilka pytań:
- Jakie cele chcę zrealizować?
- Czego oczekują i za co są skłonni zapłacić moi klienci?
- Jak zmieni się skala mojego biznesu w ciągu najbliższych lat?
- W jaki sposób kształtuje się sprzedaż i czy jest podatna na wahania sezonowe?
- Czy potrzebuję specjalistycznych pozwoleń (np. od sanepidu) lub muszę spełniać konkretne wymagania?
- Czy planuję wprowadzić usługi dodatkowe?
- W jakim obszarze moja firma potrzebuje zatem wsparcia?
- Jakim budżetem dysponuję?
- Jakie warunki współpracy mnie interesują (data rozpoczęcia, okres współpracy, terminy płatności)?
Odpowiadając na powyższe pytania i rozważając różne opcje realizacji procesów logistycznych, warto pamiętać, że zła diagnoza lub jej brak są zazwyczaj bardzo groźne dla firmy. To dlatego warto dołożyć do opracowania diagnozy szczególnej staranności i poświęcić temu czas. Tym bardziej, że wynikiem diagnozy są zazwyczaj inwestycje w nowe rozwiązania. Jeśli diagnoza jest poprawna – wydane środki przyniosą owoce daleko większe niż nakłady, w przeciwnym wypadku firma będzie narażona na dotkliwe straty. Straty te mogą wynikać nie tylko z braku zwrotu z inwestycji ale także z powodu utraconych szans. Jak pokazują przypadki firm w okresach promocji czy wyprzedaży można bowiem podnieść sprzedaż nawet o 40% jednego dnia – na taką radykalną, zazwyczaj chwilową, zmianę trzeba się jednak dobrze przygotować – bez planu i wiedzy, jak zarządzić wówczas procesami ten potencjalny sukces może się przerodzić w bolesną porażkę.
Przy podejmowaniu decyzji o ewentualnej współpracy z zewnętrznym operatorem, właściciele firm często analizują dane takie jak np. wielkość sprzedaży skupiając się tylko na średnich ilościach zamówień, całkowicie zapominając o tzw. peakach. Szczyt sprzedażowy to sprawdzian – wymaga odpowiedniego zarządzania, bez którego istnieje ryzyko niewykorzystania „mocy sprzedażowych”. Jakie mogą być tego efekty? Nadgodziny, stres, duże prawdopodobieństwo nieobsłużenia wszystkich klientów, a co za tym idzie – również straty wizerunkowe, które, choć ciężko zmierzyć, mogą wpłynąć na dalsze funkcjonowanie firmy. Dlatego warto zorientować się jakie możliwości oferuje rynek outsourcingu logistycznego i postawić na ekspertów, którzy pomogą wykorzystać potencjał naszej firmy – tłumaczy Maciej Winiarski, ekspert KMC-Services.
Wybór dostawcy
W przypadku decyzji o nawiązaniu współpracy z zewnętrznym operatorem logistycznym należy pamiętać o kilku kwestiach:
I: Określenie kryteriów wyboru i oceny dostawcy.
Przykładowe wskaźniki to: poziom usług, standard magazynów, terminowość.
Bardzo istotnym i wiarygodnym źródłem informacji o sposobie działania firmy są referencje od jej klientów. Dobrze, jeśli operator publikuje je na przykład na swojej stronie. To podnosi ich wiarygodność. Co istotne, cena powinna być przy wyborze branym pod uwagę ale nie najbardziej istotnym czynnikiem a na pewno nie głównym kryterium wyboru operatora.
Wskazówka: Dobrym rozwiązaniem może być nadanie wag poszczególnym kryteriom i stworzenie tabeli podsumowującej wszystkie opcje.
II: Przygotowanie analizy dostawców i rozwiązań funkcjonujących na rynku.
Podczas robienia rozpoznania rynku wybierajmy firmy obsługujące branżę, w której działamy lub branże o pokrewnych wymogach. Jak wspomniano – sprawdzajmy też referencje.
Wskazówka: Należy pamiętać, by porównywać „jabłko do jabłka”, czyli oferty firm, które proponują takie same rozwiązania. Ważny jest tu zarówno standard magazynów, w którym świadczone są usługi jak i samych usług.
III: Skorzystajmy z wiedzy innych.
Zróbmy rozeznanie wśród zaprzyjaźnionych firm i poprośmy je o rekomendacje sprawdzonych dostawców usług logistycznych.
Wskazówka: Innym sposobem jest postawienie na dostawców usług logistycznych, z których usług korzystają inne firmy działające w naszej branży. To zwiększy prawdopodobieństwo, że trafimy do firm, które mają wiedzę, jak obsługiwać nasze procesy i unikać potencjalnych błędów.
Niezależnie od tego, czy działamy sami, czy ze wsparciem firmy zewnętrznej pamiętajmy, że w projektowaniu procesów logistycznych kluczowe jest holistyczne podejście – tzw. 360°, uwzględniające wszystkie ważne dla firmy założenia i uwarunkowania. A jeśli zdecydujemy się powierzyć obsługę firmie zewnętrznej, postawmy na praktyków i profesjonalistów, którzy pomogą w pełni wykorzystać potencjał naszej firmy, odpowiednio optymalizując wszystkie procesy, kierując się nie tylko wiedzą ale i doświadczeniem.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
