Proces logistyczny jest uporządkowanym łańcuchem czynności, których efektem ma być sprawne i terminowe wykonanie zadań wspierających rozwój firmy. Podpowiadamy, w jaki sposób zaprojektować go, by działał poprawnie, i jakie pytania warto sobie zadać na każdym etapie przygotowań.
Etap I: Zdefiniowanie procesu.
- Jakich aspektów funkcjonowania firmy dotyczyć będzie wybrany proces logistyczny?
- Jakie główne działania ma wspierać?
Należy pamiętać, że nadrzędnym działaniem procesów logistycznych powinno być wspomaganie realizacji podstawowych zadań firmy.
Etap II: Określenie celów.
- Jakie wytyczne powinien spełniać proces logistyczny?
- Jakie założenia współpracy z dostawcami lub klientami należy w nim uwzględnić?
- Czy proces wpisuje się w strategię rozwoju firmy?
Według badania „Wyzwania e–commerce” przeprowadzonego przez Fundację Kronenberga przy Citi Handlowy zdaniem 39% przedstawicieli firm branżowych jednym z trendów w przypadku logistyki w branży e–commerce będzie stosowanie różnych rozwiązań do lepszego personalizowania oferty. Dostosowanie rozwiązań do indywidualnych potrzeb odbiorców powinno zatem być ważnym punktem w etapie wyznaczania celów.
Etap III: Zebranie danych historycznych.
- W jaki sposób rozkładały się koszty zaopatrzenia (struktura dostaw, wielkość, częstotliwość)?
- Jak kształtował się dotychczasowy popyt (należy uwzględnić peaki, o których wspominaliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów)
W przypadku braku danych historycznych należy przeprowadzić prognozę opartą na dostępnych informacjach, z uwzględnieniem wskaźników takich jak np. popyt, zaopatrzenie.
Etap IV: Analiza dostępnych narzędzi i rozwiązań IT.
- Jakie narzędzia informatyczne były dotychczas wykorzystywane w przedsiębiorstwie?
- Które z nich działają poprawnie?
- Nad którymi trzeba popracować?
- Czy istnieją rozwiązania, które pozwoliłyby zoptymalizować procesy?
Jak pokazują prognozy opublikowane przez IDC FutureScape, w ciągu najbliższych lat inteligentne narzędzia umożliwią automatyzację ponad 50% działań w relacji producent – dostawca. Dodatkowo aż 75% największych organizacji produkcyjnych będzie niwelować braki kadrowe, korzystając z wirtualnych i cyfrowych asystentów. Jest to zatem mocny argument przemawiający za tym, by dogłębnie przeanalizować dostępne rozwiązania IT i wybrać te, które mogą zmaksymalizować nasze działania.
Etap V: Pozyskanie informacji z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego.
- W jakim kierunku kształtuje się strategia rozwoju firmy w najbliższych latach?
- Jakie są główne cele biznesowe przedsiębiorstwa?
- Jakie procesy logistyczne realizuje konkurencja i liderzy w branży?
- Jakie rozwiązania outsourcingowe są dostępne na rynku?
Podczas zbierania danych dotyczących rozwiązań stosowanych przez konkurencję (o ile jest to możliwe) dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie badania „mystery shopping”. Dzięki temu możliwe będzie dogłębne przeanalizowanie procesu realizacji usługi i zdefiniowanie ciekawych rozwiązań oraz tych, które zdecydowanie szwankują.
Etap VI: Przygotowanie symulacji i analiz wariantów.
Stworzenie różnych wersji i koncepcji pozwoli porównać poszczególne kryteria (np. efektywność, koszty) i zweryfikować, czy są zbieżne z naszymi założeniami. W przypadku przekroczenia budżetu możemy przeprowadzić prostą symulację i określić, z jakich elementów trzeba zrezygnować, by osiągnąć cel.
Etap VII: Wybór odpowiedniego wariantu oraz podjęcie decyzji o samodzielnej realizacji lub zleceniu obsługi firmie zewnętrznej.
Samodzielna realizacja całego procesu wymaga dokładnej znajomości poszczególnych aspektów funkcjonowania firmy, a przede wszystkim określenia jej potrzeb. Pod uwagę należy wziąć nie tylko dostępne rozwiązania IT, ale także posiadane zasoby rzeczowe, czy ludzkie. W przypadku braku lub niewystarczającego poziomu powyższych należy poważnie wziąć pod uwagę outsourcing.
Etap VIII: Dobór partnerów zewnętrznych, którzy wspierać będą firmę pod kątem infrastruktury oraz rozwiązań IT.
Proces logistyczny bez odpowiedniej infrastruktury i rozwiązań IT nie istnieje. Na rynku funkcjonuje wielu dostawców i trzeba wiedzieć jak znaleźć i wybrać tego najbardziej odpowiedniego dla naszego procesu. Dobrym pomysłem jest zlecenie działań ekspertom, którzy już od samego początku (przeprowadzając audyt) pomogą wdrożyć i obsłużyć cały proces logistyczny w firmie, rekomendując przy tym odpowiednią infrastrukturę i rozwiązania IT.
Etap IX: Wdrożenie procesu logistycznego.
Przed wdrożeniem zaprojektowanego procesu warto zweryfikować przyjęte założenia i warunki brzegowe pod kątem zmian jakie mogły w międzyczasie zaistnieć w przedsiębiorstwie lub jego otoczeniu. Na etapie wdrożenia warto postawić nacisk na kontrolę, by od początku wszystkie elementy zostały wprowadzone zgodnie z planem.
Etap X: Uruchomienie tzw. systemu wczesnego monitorowania.
Wdrożenie procesu logistycznego to nie koniec działań. Równie istotne jest monitorowanie jego przebiegu – należy pamiętać, że wiele zmiennych może mieć wpływ na jego poprawne funkcjonowanie.
Kluczowym aspektem jest holistyczne podejście do każdego procesu logistycznego. Należy pamiętać o tzw. migracji wąskich gardeł, które wyeliminowane na jednym etapie, mogą pojawić się w kolejnym, stanowiąc potencjalne zagrożenie. Aktywny monitoring pozwoli szybko i sprawnie reagować na zmiany lub pojawiające się incydenty. To z kolei sprawi, że cały proces logistyczny będzie działał poprawnie – podsumowuje Maciej Winiarski, ekspert KMC-Services.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować:
