Umowy z operatorami logistycznymi zwykle dopuszczają ubytek na poziomie 0,5–1% wartości zapasu, a średnia rynkowa wychodzi bliżej 1,4%, jak pokazują zestawienia z rynku usług 3PL. Dla towaru wartego 5 mln złotych każdy punkt procentowy to 50 tysięcy złotych rocznie – kwota, o której rzadko rozmawia się przy wyborze magazynu, bo negocjacje kręcą się wokół stawki za miejsce paletowe.
Trzy różne straty, które w raportach wyglądają identycznie
Ubytek w magazynie ma zwykle trzy niezależne źródła: kradzież, pomyłkę w dokumentacji i uszkodzenie mechaniczne. Wyglądają w raporcie tak samo – jako
różnica między stanem systemowym a fizycznym – ale wymagają całkowicie różnych narzędzi zaradczych.
Praktycy szacują, że straty z tytułu uszkodzeń mechanicznych mieszczą się w granicach od promila do pół procenta, a jeśli wychodzą wyżej, oznacza to albo źle
poukładane procesy, albo towar nieprzystosowany do danego trybu dystrybucji. Przy pomyłkach dokumentacyjnych nie zakłada się natomiast żadnego buforu – ich
obecność oznacza brak systemu WMS i skanerów kodów kreskowych lub źle przeszkolony zespół. Dopóki nie wiadomo, która kategoria dominuje, inwestycja w
monitoring może w ogóle nie dotknąć realnej przyczyny straty.
Bezpieczeństwo w magazynie zaczyna się od regałów, nie od kamer
Bezpieczeństwo w magazynie bywa sprowadzane do kwestii dozoru, tymczasem najdroższe zdarzenia mają charakter konstrukcyjny. Uszkodzenie regału wysokiego
składowania przez wózek widłowy potrafi zainicjować efekt domina, w którym traci się nie tylko konstrukcję, ale całą zawartość kilku sekcji. W modelowej analizie strat
po takim zdarzeniu, przygotowanej przez Polskie Stowarzyszenie Techniki Magazynowej, wartość zniszczonego towaru przewyższała wartość samych regałów
kilkudziesięciokrotnie.
Dlatego przeglądy techniczne regałów, oznaczenie dopuszczalnych obciążeń, osłony narożników i słupów oraz rozdzielenie tras wózków od ruchu pieszego są tańszą formą zabezpieczenia niż większość systemów elektronicznych. Regularne raportowanie kolizji – nawet tych bez widocznych skutków – pozwala wychwycić miejsca, w których układ magazynu wymusza manewrowanie na granicy możliwości.
Gdzie leży towar, czyli strefy zamiast wolnych miejsc
Składowanie towarów według zasady „gdzie jest wolne miejsce” to najczęstsza przyczyna uszkodzeń, które nikomu nie wydają się awarią. Produkty spożywcze obok chemii, ciężkie jednostki na wysokich poziomach, kartony wrażliwe na wilgoć przy bramie przeładunkowej – każda z tych decyzji wygląda niewinnie w momencie
przyjęcia dostawy i mści się przy wydaniu.
Prawidłowe składowanie towarów wymaga przypisania stref według wagi, wrażliwości na temperaturę i wilgotność, rotacji oraz wymogów rozdzielności. Do
tego dochodzi dyscyplina FIFO lub FEFO tam, gdzie towar ma datę przydatności, oraz kwarantanna dla dostaw niezgodnych z zamówieniem, aby nie zasilały stanu
dostępnego do sprzedaży, dopóki nie zostaną wyjaśnione. W obiektach obsługujących kilku klientów jednocześnie składowanie towarów wymaga dodatkowo
rozdzielenia zapasów, tak aby reklamacja czy inwentaryzacja u jednego klienta nie wstrzymywała operacji na całej hali.
Kontrola dostępu i podział uprawnień w systemie
Ochrona zapasów w praktyce oznacza cztery elementy działające razem: kontrolę wejść i wyjść, monitoring stref wysokiego ryzyka, wydzielone strefy dla towaru o
dużej wartości i podział uprawnień w systemie magazynowym. Ten ostatni punkt jest najczęściej pomijany, choć nie kosztuje nic – chodzi o to, by osoba przyjmująca towar nie zatwierdzała jednocześnie korekt stanu.
Skuteczna ochrona zapasów nie polega na maksymalizacji zabezpieczeń, a na dopasowaniu ich do wartości i podatności asortymentu. Przy towarze drobnym, o
wysokiej wartości i przy dużej rotacji pracowników sensowne są rozwiązania, które przy palecie materiałów budowlanych byłyby czystym kosztem.
Cykliczne zliczenia zamiast rocznej inwentaryzacji
Inwentaryzacja pełna, tak zwana wall to wall, wymaga zwykle zatrzymania ruchu w obiekcie, dlatego w wielu firmach robi się ją raz w roku lub raz na dwa lata, wyłącznie
dla celów księgowych. Przy takiej częstotliwości różnica wychodzi jednak po miesiącach i nie da się już ustalić jej przyczyny.
Bieżąca weryfikacja stanów magazynowych metodą cyklicznych zliczeń rozwiązuje ten problem: zamiast liczyć wszystko raz w roku, liczy się codziennie wybraną grupę
lokalizacji, priorytetowo pozycje o najwyższej wartości i rotacji. Dzięki temu odchylenie wykrywa się w ciągu kilku dni od zdarzenia, kiedy jeszcze da się je
powiązać z konkretną dostawą, wydaniem lub korektą.
Systematyczna weryfikacja stanów magazynowych ma wymierny efekt również po stronie sprzedaży. Badania użytkowników systemów WMS wskazują, że w ciągu roku od wdrożenia dokładność stanów rośnie średnio o około 20% – a każdy punkt tej dokładności to mniej zamówień anulowanych z powodu towaru, którego fizycznie nie ma na półce.
Co daje przeniesienie towaru do operatora z certyfikowanymi procedurami?
Operator logistyczny działający na obiektach klasy A i utrzymujący zgodność z ISO 9001:2015, HACCP oraz standardami IFS Logistics i BRC ma opisane procedury na
sytuacje, które w magazynie własnym rozwiązuje się ad hoc: postępowanie z towarem uszkodzonym, ścieżkę reklamacyjną, zasady dostępu podwykonawców, cykl przeglądów infrastruktury. Ma też raportowanie online, dzięki któremu klient widzi stan zapasu bez telefonowania po informację.
Jeśli chcecie porównać poziom zabezpieczeń u siebie z tym, co daje obiekt prowadzony przez operatora, warto zestawić własne wskaźniki ubytków i uszkodzeń
z parametrami zapisanymi w umowie SLA na usługi magazynowe – to jedyny sposób, by rozmawiać o bezpieczeństwie liczbami, a nie deklaracjami.
Bezpieczeństwo w magazynie jest bowiem parametrem mierzalnym: albo umiecie podać swój poziom ubytku i uszkodzeń za ostatni kwartał, albo dopiero zaczynacie
nad nim pracować.
